L’entreprise 2.0 : vers une adoption massive des outils collaboratifs?

22 novembre 2012

Travail collaboratif

L'entreprise 2.0 : vers une adoption massive des outils collaboratifs? dans Travail collaboratif collaborative-platform-300x201Pour une entreprise, le passage à la gestion des connaissances et au collaboratif  est une affaire de culture liée à la société de l’information, où information, savoir et innovation sont en relation. Il ne s’agit plus de résoudre individuellement des problèmes mais d’y parvenir collectivement, avec des équipes composées d’acteurs internes et externes, et de profiter de la dynamique d’un fonctionnement en mode projet. Ces équipes forment ainsi des réseaux de collaborateurs ouvrant de nombreuses perspectives de valeur et de richesse pour l’entreprise.

Le web 2.0 a un rôle prépondérant à jouer dans le travail collaboratif puisqu’il propose de  nombreuses applications et outils (ou permet l’usage de ces derniers), qui rencontrent l’adhésion des utilisateurs dans l’entreprise, lorsqu’ils sont simples à utiliser et adaptés aux besoins. L’entreprise passe ainsi d’une vision autrefois axée uniquement sur le document à une autre plus récemment axée sur la personne et les communautés.

Freins à l’adoption d’outils collaboratifs

Cependant, de nombreux freins dans l’entreprise compliquent l’utilisation d’outils collaboratifs et du web 2.0. Philippe Boukobza propose une mindmap des principaux obstacles qui vont selon lui à l’encontre de l’adoption du web 2.0.

Ces derniers sont de plusieurs ordres :

  • La démotivation des employés : fatigue, paresse, réticence à s’adapter au 2.0 ou simplement incompréhension de l’intérêt du projet
  • Manque de formation : outils parfois compliqués à utiliser ou mauvaises formation et conduite du changement
  • Superficialité : peur de la déshumanisation  des relations sociales, qu’elles soient superficielles, idée qu’il y a d’autres moyens de communiquer
  • Insécurité : refus de partager son travail, d’utiliser les réseaux sociaux, crainte du manque de protection des données personnelles et que des informations confidentielles soient massivement diffusées
  • Responsabilité : idée que ce travail revient à des spécialistes et qu’il ne nous concerne pas

outils-collaboratifs-300x186 entreprise 2.0 dans Travail collaboratif

  • Outils de l’entreprise : peuvent être inadaptés à une utilisation correcte du web (navigateur Internet obsolète, lenteur de la connexion, problèmes de mises à jour, firewall,…)
  • Temps : manque de temps pour la formation à l’outil et pour son utilisation, culture de l’urgence, stress (connexion à plusieurs plates-formes, mauvaise gestion du temps,…)
  • Culture et idées reçues : le web 2.0 est une mode passagère, il n’est pas adapté à l’entreprise mais aux loisirs ; lenteur de l’organisation à s’adapter au changement, peur de la transparence, manque d’implication de la hiérarchie
  • Résistance au changement : zone de confort, le groupe ne veut pas changer, c’est aux spécialistes de s’en occuper.

Malgré tous ces obstacles, la majorité des sociétés (surtout les grands groupes) comprennent  aujourd’hui l’intérêt qu’il y a à gérer et à diffuser l’information via des équipes de travail collaboratives, et 86% d’entre elles estiment que les outils collaboratifs sont importants pour le travail au quotidien. Mais le rythme de déploiement de ces outils est encore très lent comparé au constat d’échec des solutions actuelles. La première génération d’outils de knowledge management n’a en effet pas fonctionné pour de nombreuses raisons : manque d’ergonomie, solution imposée par la direction sans tenir compte des besoins des utilisateurs, apprentissage trop long, accompagnement au changement inexistant, etc.  L’un de leurs principaux inconvénients est sous doute leur manque de souplesse qui contraint l’utilisateur à des usages trop spécifiques.

 Quels outils adopter ?

Pourtant, la nouvelle vague d’outils 2.0, faciles à utiliser, propose à présent de nombreuses fonctionnalités pour lesquelles les grands éditeurs (Microsoft, Google, SalesForce, Jive,…) investissent de lourdes sommes. C’est pourquoi il est difficile de s’y retrouver parmi tous ces outils et de savoir quelle solution adopter pour son entreprise. Néanmoins, Microsoft et Jive sont deux acteurs qui se distinguent sur le marché.

 Microsoft

Le groupe est omniprésent dans les entreprises, notamment avec SharePoint implanté dans 66% des organisations utilisant des outils collaboratifs, et rapportant 2 milliard de dollars annuels à Microsoft. La nouvelle version de sa suite collaborative SharePoint 2013 proposera de nombreuses évolutions, détaillées sur ce site :

  • Une interface plus épurée de style « Métro », calquée sur le modèle « Metro / Modern User Interface » présent dans les terminaux Windows Phone, dans Windows 8 et dans la nouvelle suite Microsoft office. Ce design évite les tableaux de bord et facilite la lecture des informations. Les fonctions restent accessibles depuis le ruban contextuel en haut de page, instauré depuis la version 2010.
  • Une logique d’applications renforcée : l’utilisateur peut faire son « marché » en collectant les applications SharePoint développées par Microsoft ou ses partenaires dans l’Office App Store. L’espace collaboratif se construit en jouant indifféremment de deux types de sources d’applications : en local via le serveur SharePoint de l’entreprise, ou en puisant dans Internet.
sharepoint-2013-interface-metro1 Jive

Sharepoint 2013, interface métro

  • Une meilleure gestion de contenu : une vingtaine de nouvelles fonctions de Web Content Management ont été ajoutées, ce qui facilite la création de sites Web.
  • Une meilleure gestion des flux d’activités : création d’un mur d’actualités à la façon d’un Facebook d’entreprise.
  • Une recherche approfondie : la fonction search est maintenant intégrée avec la gestion analytique de SharePoint. L’administrateur visualise de façon plus complète l’activité des personnes sur le site, les pages et les documents consultés. Le classement des résultats de recherche est pondéré par l’usage qui en est fait : en tête de classement s’affichent les documents les plus consultés ou commentés. L’intégration complète du moteur de recherche Fast permet désormais d’avoir une fonction de recherche unifiée, il n’y a plus d’outils séparés.
  • Une version mobile utilise désormais HTML 5. Cette nouvelle interface mobile améliore l’accès depuis les smartphones et tablettes (sous Windows Phone, iOS, Android). La vue HTML pour les anciens terminaux subsiste, et il est toujours possible de naviguer via l’interface standard de SharePoint. SkyDrive Pro permet également la gestion de l’espace Cloud affecté aux employés.
  • Plus de performances : des optimisations ont été apportées au moteur logiciel, notamment en termes de temps de traitement et de temps de réponse, de gestion des sessions simultanées, d’utilisation de l’unité centrale, d’architecture logicielle ou encore de stockage des données.

Microsoft renforce également ses liens avec le réseau social Yammer, outil de microblogage spécifiquement dédié aux professionnels et racheté il y a quelques mois par Microsoft pour 1,2 milliard de dollars. Yammer Enterprise Graph est une nouvelle offre du spécialiste articulée autour d’un panel d’outils et de fonctions qui doivent permettre d’intégrer facilement les fonctions du réseau social d’entreprise dans les applications métier de l’entreprise. Yammer a confirmé son intégration native à Microsoft Dynamic CRM, ce qui apportera de nombreuses fonctionnalités sociales comme les fils d’actualité, les boutons Follow et Like et la remontée dans le flux d’activité de toute action relative aux documents Office Dynamics.

Jive

Spécialiste californien du Social Business, l’éditeur se distingue par un rythme d’innovation et une croissance externe très soutenus. Il a récemment annoncé le rachat de deux startups très en vue : Meetings.io, plateforme de video call et Producteev, gestionnaire de tâches collaboratif. Jive Software compte améliorer sa plateforme sociale avec la messagerie en temps réel et la gestion collaborative des tâches.

On peut malgré tout se demander si le fait que Jive accumule les fonctionnalités va rendre ses utilisateurs plus performants. L’important est de proposer avant tout une plateforme cohérente correspondant aux besoins des utilisateurs plutôt qu’une agrégation de solutions disparates. Cependant, un éditeur comme Jive voulant être à la pointe pourrait également s’intéresser à de nouvelles plateformes de collaboration comme NationalField, qui mettent l’accent sur les données et sur les motivations des collaborateurs.

nationalfield_0 Microsoft

Nationalfield

Quelque soit la solution choisie, il faut penser en priorité au contexte de l’entreprise et aux besoins des utilisateurs. Cela implique un travail important en amont pour s’informer et comprendre les enjeux, et ne pas oublier que ces outils ne sont pas une fin en soi. Leur déploiement à grande échelle dans l’entreprise doit nécessairement s’accompagner d’un modèle de gouvernance pour ne pas reproduire les erreurs du passé et se centrer sur la vraie problématique, sans chercher à en faire trop. Car tout cela a un coût, aussi bien financier qu’humain, avec les formations, la conduite du changement et l’adaptation de la culture de l’entreprise à cette nouvelle manière de travailler.

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